Про изюминку, счастливых клиентов и где найти еще 30% времени на работу

Сегодня мы поговорим об одной особенности Marilyn, которая отличает ее от других систем управления интернет-рекламой и делает поистине уникальной. Эта возможность делает из Marilyn не просто систему управления рекламой, а полноценный финансово-аналитический комплекс, незаменимый для любого рекламного агентства. Называется эта возможность довольно скромно — CRM.

Святая простота

Как через посложнее сделать попроще

Marilyn — модульная система, и в ней всегда есть возможность использовать или не использовать тот или иной компонент. То же самое касается и CRM. Когда к нам приходят новые агентства, мы всегда честно предлагаем: "вот есть вариант попроще, без CRM, и есть вариант посложнее, с CRM, можете попробовать тот и другой". Интересно, что, попробовав оба варианта, агентство обычно выбирает вариант "посложнее". Почему? Давайте разберемся.

В наш век информационных технологий почти ни одно B2B-взаимодействие не обходится без CRM-системы. Что такое CRM сегодня? Согласно википедии, CRM, она же Customer Relationship Management, она же Система управления взаимоотношениями с клиентами — это

прикладное программное обеспечение для организаций, предназначенное для автоматизации стратегий взаимодействия с заказчиками (клиентами), в частности, для повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов путём сохранения информации о клиентах и истории взаимоотношений с ними, установления и улучшения бизнес-процессов и последующего анализа результатов...

Сейчас появилось множество классов CRM, которые помогают вести продажи, отслеживать маркетинговые активности, организовывать поддержку клиентов, автоматизировать финансовую отчетность и много всего другого — чуть ли не вести ваши домашние дела. "Что же делает CRM в Marilyn?" — тот вопрос, на который нам очень часто приходится отвечать, и о котором мы поговорим сегодня.

Клиент — наше все. Будни агентского бизнеса

Если вы когда-либо работали со стороны рекламного агентства, то наверняка знаете, что рутинные операции, не связанные непосредственно с ведением рекламных кампаний, могут отнимать более половины рабочего времени аккаунтов. Чем могут быть заняты менеджеры диджитал агентства?

Рутина жизни

  • Поиском переписки по клиенту с целью понять, какая все-таки была окончательная договоренность по плану.
  • Копированием чисел из 10 разных Excel-файлов, выгруженных из 10 разных систем, чтобы понять, какова ситуация по проекту, и предоставить клиенту вменяемый статус.
  • Попытками понять, почему же в мае было закрыто на 30 000 рублей меньше факта и куда были перенесены эти средства.
  • Поисками 2 копеек, на которые отличаются сумма для закрытия клиенту от суммы по отчету комиссионера Яндекс.Директа.
  • Подсчетом на калькуляторе, сколько же денег из плана осталось в заказе клиента, на сколько дней их необходимо разделить, на сколько кампаний разложить и в какой пропорции это дозволительно сделать.
  • Копированием сверки из своего "умного" формата в формат клиента и обратно. Повторять до просветления.
  • Генерацией закрывающих документов в разбивке по названию из 35-го поля 156-ой формы клиента.
  • Долгими выяснениями с бухгалтерией, на чьей же стороне правда и кто окажется в итоге тварью дрожащей, а кто право имеет.

И это далеко не полный список. Короче говоря, у сертифицированных специалистов по Яндекс.Директу и Google AdWords есть множество презабавных занятий, которыми они могут заполнять свое рабочее время, вместо того, чтобы заниматься скучной оптимизацией вверенных им кампаний.

На ковре-вертолете мимо радуги: побеждаем рутину

Так что же предлагает CRM-модуль Marilyn? Нет, не автоматизировать продажи агентства (для этого есть множество других достойных решений на рынке). CRM-модуль Marilyn делает то, на что не способна ни одна из известных нам открытых систем: он автоматизирует бизнес-процесс ведения клиентов, избавляя аккаунтов и баеров рекламного агентства от ежедневных и ежемесячных однотипных операций.

Правильной дорогой идем

Давайте разберем процесс по порядку. Настоящая работа с клиентом в агентстве начинается с медиаплана. Называться он может по-разному, но в том или ином виде договоренность с клиентом есть всегда. С плана же начинается работа в Marilyn.

Исходя из медиаплана, менеджер заводит в систему заказы. В каком-то смысле заказ — это строчка из медиаплана. Заказ является фиксацией всего, что можно зафиксировать: бюджета, дат, плана по показам, кликам, CPM, CPC или CPA, формату и любой другой необходимой информации.

Форма нового заказа

По другую сторону от плановых показателей находятся фактические. За фактические показатели несут ответственность рекламные кампании (РК), идущие на площадках. Привязанные РК с площадок в Marilyn называются "размещениями".

А теперь представим, что у нас есть 4 заказа и более сотни размещений. Как дать понять системе, какие размещения к какому заказу относятся? Для этого существует "букирование". Нужный заказ можно указать сразу при добавлении размещения, но на вкладке "Букирование" мы всегда можем посмотреть, что с чем связано, и при необходимости внести любые необходимые корректировки. Иначе говоря, букирование — это всего лишь табличка, строки в которой — размещения, а столбцы — заказы. И если размещение относится к заказу, то в соответствующей ячейке стоит своеобразный крестик. Не сложнее, чем морской бой :)

Букирование

Что нам это дает? Прежде всего, мы можем смотреть прогресс сразу по всем своим клиентам. Для этого достаточно зайти на вкладку "Заказы" своего центра клиентов (MCC).

Прогресс по заказам

Здесь можно увидеть прогресс по датам, бюджету и трафику, сравнить плановые значения и фактические, быстро сориентироваться по процентам выполнения и коэффициентам ускорения. Если что-то вдруг и отклонится в сторону, то это сразу будет заметно.

Такие отчеты можно смотреть как в разрезе отдельных клиентов (что позволяет моментально готовить статус-репорт для клиента), так и в разрезе менеджеров (что особенно нравится групп-хедам и руководителям отделов). Кроме того, менеджеру на почту ежедневно приходит сводка по "проблемным" заказам, чтобы он знал, куда бросить основные силы.

Статистика по заказам

Использование CRM дает преимущества и при работе с обычными инструментами системы. В статистике и отчетах можно в один клик посмотреть, что происходит именно в том или ином заказе.

В Балансировщике бюджетов нет необходимости указывать общий дневной бюджет — система сама высчитает его, исходя из остатка суммы заказа. Более того, если система обнаружит, что средства в заказе закончились, она автоматически остановит размещения, не давая им тратить агентские деньги впустую.

Балансировка

Сколько вешать в граммах и тонкости бухгалтерского учета

Одно из главнейших преимуществ использования CRM — это автоматизация процедуры закрытия. Если раньше на закрытие уходили недели, то теперь (с Marilyn) вы на это потратите не более дня.

Невыносимая тяжесть бытия

Итак, мы видим в системе план на месяц и фактические траты за месяц (по статистике). Чего еще нам не хватает для полного счастья закрытия? А не хватает нам информации из актов площадок. Например, акта по Яндекс.Директу, не менее известного как "отчет комиссионера".

Загрузка отчета комиссионера

Marilyn отлично умеет загружать такие отчеты, сопоставлять их с плановыми данными (для корректировки или переноса бюджета) и с фактическими (для вычисления итоговой скидки клиента).

Закрытие периода

При этом надо учесть, что есть два типа клиентов и два типа соответствующих корректировок в Marilyn.

  1. По факту. Для тех, кто любит точность. В этом случае выставляется закрытый бюджет из акта, корректируется план, переносятся средства.
  2. По плану. Для тех, кто любит порядок. Клиенту закрывается бюджет именно такой, какой был в плане. При этом разница между бюджетами "запоминается" системой в специальном "перенесенном бюджете"

Все подобные перемещения всегда можно отследить в списке периодов заказа.

Список периодов заказа

Эту хитрую процедуру с выставлением бюджета до копейки, переносом или запоминанием бюджета можно совершить в Marilyn в один клик. Причем в один клик можно закрыть сразу хоть все заказы в агентстве. Если пометить скорректированные заказы как "закрытые", уже никто, кроме администратора, не сможет изменить в них ни копейки.

Также скорректированные заказы можно выгрузить в виде "отчета закрытия" в Excel. Это отчет, в которым фигурируют все плановые, фактические и закрытые суммы, а также разница между ними. Такой документ можно выслать клиенту или партнерскому агентству. При необходимости клиент может внести свои коррективы, после чего изменения могут быть возвращены в систему через "отчет сверки".

Отчет закрытия

Но и это еще не все. После всех этих успешных манипуляций из системы можно выгрузить отчет для бухгалтерии, который легко "скормить" 1С и на основе этого выставить окончательные счета клиентам. А учитывая, что у Marilyn есть свой API, который покрывает всю учетную составляющую по клиентами, возможности по интеграции с финансовыми инструментами и другими CRM безграничны.

Выгрузка в бухгалтерию

Эффект колибри — полет нормальный

Да, наверное, вы уже поняли, что наш компонент финансового планирования, учета и анализа — весьма непростой инструмент.

При внедрении в агентстве мы проводим множество тренингов и индивидуально обучаем каждого сотрудника выполнению своей роли в этом процессе. Но результаты внедрений впечатляют.

Полет нормальный

К примеру, Marilyn и ее CRM используется в одном из лучших и самом сертифицированном в Рунете контекстном агентстве Блондинка.Ру.

По заверениям клиентского директора Блондинки, Ирины Козловой, система позволила сократить накладные расходы на ведение рекламных кампаний до 30%. Представьте себе: у менеджеров освободилась треть времени на действительно полезные нетривиальные дела. И это не предел.

Помимо того, что система разгрузила менеджеров, она еще и существенно сократила круг возможных человеческих ошибок. Неконтролируемый расход, "мертвые бюджеты", неправильные суммы в документах — все эти неприятные вещи система позволяет забыть как страшный сон.

Вы все еще кипятите? Тогда мы идем к вам

Marilyn — это красивая система по управлению интернет-рекламой. И, как у каждой красивой женщины, у нее есть своя изюминка, делающая ее непохожей на других. Точнее, такая особенная черта у нее не одна, но возможности финансово-аналитической составляющей совершенно точно готовы покорить любое агентство интернет-рекламы. А покоренное и эффективное агентство способно осчастливить любого своего клиента.

Попробуйте сейчас

Хотим напомнить, что попробовать систему вы можете абсолютно бесплатно в течение целого месяца. Во время тестирования мы всячески помогаем в работе с системой, проводим консультации, тренинги и обучающие семинары. Для участия в тестировании достаточно заполнить форму на сайте или написать нам на reg@mymarilyn.ru.

А если вы уже пользуетесь нашей системой — нам остается только поздравить вас и пожелать побольше интересных задач! :)

Подписывайтесь на наш блог и получайте все самые интересные новости мира Marilyn и контекстной рекламы из первых рук.

Александр Швец

Директор по продукту

comments powered by Disqus